Утеря трудовой книжки. Как восстановить стаж для начисления достойного пенсионного пособия

Иногда выход на пенсию сопровождается неожиданными трудностями. При оформлении выплат может выясниться, что часть трудового стажа не засчитана, а размер назначенной пенсии оказался значительно ниже ожидаемого. Для многих людей это становится неприятным сюрпризом.

Одна из самых распространённых причин подобных ситуаций – утрата или повреждение трудовой книжки. Именно этот документ на протяжении многих лет оставался основным подтверждением трудовой деятельности. Если книжка потеряна, записи в ней отсутствуют или оформлены с ошибками, подтверждение стажа превращается в отдельную и нередко сложную процедуру.

В таком случае человеку приходится искать альтернативные доказательства своей занятости: архивные справки, приказы о приёме на работу, данные из государственных баз и другие документы. Однако восстановление стажа может занять время и потребовать обращения в разные организации, особенно если предприятие уже давно закрыто.

Давайте разберёмся, какие периоды засчитываются в трудовой стаж, что делать при утере трудовой книжки, куда обращаться за подтверждающими документами и в каких случаях без суда не обойтись.

№1. Что входит в трудовой стаж

В трудовой стаж засчитывается любая официальная работа, если производились обязательные пенсионные взносы (ОПВ). То есть каждый месяц, за который перечислялись взносы в Единый накопительный пенсионный фонд (ЕНПФ), учитывается при расчёте стажа.

Официальная работа по совместительству тоже включается в стаж, если она оформлена правильно. 

Кроме обычной работы в стаж включают социально значимые периоды, даже если человек временно не работал:

служба в армии; отпуск по беременности и родам; отпуск по уходу за ребёнком; время получения пособия по безработице; уход за инвалидом или пожилым родственником (при наличии подтверждающих документов).

Каждый из этих периодов нужно подтверждать соответствующими документами: дипломом об образовании, военным билетом, свидетельством о рождении ребёнка.

В стаж засчитываются также периоды предпринимательской деятельности, если индивидуальный предприниматель оплачивал пенсионные взносы за себя. Работа по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) тоже засчитывается, если с них перечислялись пенсионные взносы.

В стаж не засчитывается работа без трудового договора и без пенсионных отчислений. Помимо этого, перерывы в работе, если они не связаны с социально значимыми периодами, тоже не учитываются.

Важно: если часть трудового стажа была получена в другой стране СНГ, придётся направить запрос в архивы этого государства. Там должны выдать официальную справку, которая подтвердит, что предприятие действительно существовало и что человек работал там в указанный период.

№2. Почему трудовая книжка до сих пор важна

Трудовая книжка является основным документом для подтверждения рабочего стажа. Даже после внедрения в 2021 году электронной единой системы учёта трудовых договоров (ЕСУТД) бумажная книжка остаётся важной для тех, чей трудовой путь начался задолго до этого.

Особенно она нужна при назначении пенсии. Если трудовая книжка утеряна, весь стаж до начала электронных пенсионных отчислений может исчезнуть из расчётов, а пенсию назначат минимального размера. Для восстановления стажа потребуется дополнительное подтверждение, и сделать это не всегда просто.

При этом конкретной организации, куда следует обращаться при утрате трудовой книжки, не существует, и поэтому всё зависит от работодателей, архивов и самого работника.

Также следует учитывать, что оригинальную версию трудовой книжки восстановить не получится – на её основе можно сделать дубликат, в который по новой придётся собирать и вносить все сведения.

Важно: для тех, кто начал работать после внедрения электронной системы, трудовая книжка как бумажный документ не нужна.

№3. Как восстановить трудовую книжку

Утеря трудовой книжки – неприятность, которую можно исправить. Однако на это уйдёт определённое количество сил и времени.

Для начала работник может попробовать восстановить сведения при помощи обращений к работодателям. Для этого нужно приобрести новый бланк трудовой книжки, сделать это можно в канцелярских магазинах или заказать онлайн через маркетплейсы. После получения нового бланка необходимо обратиться к каждому из бывших работодателей в хронологическом порядке работы. Тогда все сведения о трудовой деятельности будут внесены в новый документ.

Стоит понимать, что не во всех случаях всё будет проходить гладко. Иногда работодатель может закрыть компанию до обращения к нему, а архивы могут не содержать нужной информации, документы могли потерять при смене собственников или переездах. В некоторых случаях и при том же работодателе архивные сведения могут быть неполными.

Если организация закрылась, то нужно будет искать подтверждения у правопреемников предприятия или в государственном архиве. Даже если компания сменила владельцев, документы в архиве могли сохраниться.

Если архивы не дают результата и документов нет, следует обратиться в гражданский суд с заявлением.

Помимо этого, через центр обслуживания населения (ЦОН) можно сделать запрос в государственный архив с просьбой поднять все справки о трудовой деятельности за предыдущие периоды.

№4. Что делать, если трудовую книжку потерял работодатель

В случае, если трудовая книжка была утеряна по вине работодателя, восстанавливать её обязан именно он. Если работодатель отказывается это делать, человек вправе обратиться в суд.

Однако обратиться во все организации для получения справок о периодах работы всё же придётся самому работнику. Подойти могут и копии других документов, подтверждающих стаж работы в организациях.

Когда все подтверждения будут собраны, их нужно предоставить в кадровую службу по текущему месту работы. Специалист оформит дубликат трудовой книжки и внесёт туда сведения на основании представленных документов. Каждая запись должна сопровождаться ссылкой на основной документ и заверяться печатью организации.

Важно: все справки и подтверждающие документы после оформления дубликата нужно обязательно забрать и хранить у себя. Они могут понадобиться при оформлении пенсии или в спорных ситуациях.

№5. Когда стоит обратиться в суд

Работник может обратиться в гражданский суд с заявлением об установлении факта работы у определённого работодателя в определённый период времени. Обычно для того, чтобы суд принял сторону обратившегося, нужны свидетели. А если точнее, бывшие коллеги, которые могут подтвердить факт работы.

Заявление можно подать письменно или в электронном формате. При этом обязательно нужно сначала направить запрос работодателю или в архив, чтобы получить справку о том, что никаких сведений действительно не осталось. 

В исковом заявлении обязательно должна быть указана следующая информация: 

личные данные (ФИО, адрес, ИИН, контакты); данные работодателя; в чём именно заключается проблема; какой период работы нужно подтвердить; какие доказательства имеются; какие требования заявляются суду.

Очень важно чётко сформулировать, что вы хотите подтвердить факт трудовых отношений в конкретные годы.

К заявлению нужно приложить все имеющиеся документы: любые справки, копии, косвенные доказательства, а также квитанцию об оплате государственной пошлины и подтверждение того, что попытка решить этот вопрос в досудебном порядке была предпринята. 

Подписать заявление должен сам истец или его представитель.

В настоящее время  подать иск можно онлайн – через сервис "Судебный кабинет". Для этого нужны лишь интернет и электронная цифровая подпись (ЭЦП). Через личный кабинет можно отслеживать весь процесс: когда назначено заседание, какие документы приняты и на каком этапе находится дело. Подать заявление можно из любого города и даже из любой страны.

Если суд установит факт работы, его решение станет основанием для включения определённого периода в трудовой стаж, после чего можно заняться перерасчётом пенсии.

№6. Другие документы и перерасчёт пенсии

Помимо трудовой книжки стаж работы можно подтвердить при помощи других документов:

трудовых договоров, заключённых между работником и работодателем; выписок из актов работодателя, которые могут подтвердить начало или прекращение трудовых отношений; выписок из ведомости выдачи зарплаты; послужного списка (перечень сведений о работе); выписки из ЕНПФ, где указаны данные о перечисленных пенсионных взносах; сведений из Государственного фонда социального страхования о произведённых социальных отчислениях; архивной справки со сведениями о трудовой деятельности работника.

Эти документы также можно предоставить для дальнейшего перерасчёта пенсии. Сделать это можно в центре обслуживания населения по месту прописки. 

При себе нужно будет иметь необходимые для перерасчёта документы: удостоверение личности, трудовую книжку, а также другие подтверждающие рабочий стаж документы.

Срок перерасчёта пенсионных выплат составляет от 8 до 10 дней.

№7. Как защитить себя заранее

Потерять трудовую книжку может каждый – по собственной или чужой ошибке. Поэтому, чтобы в будущем не приходилось по крупицам собирать информацию о стаже работы, лучше позаботиться о сохранности документов сразу:

Хранить копии трудовой книжки. Можно сделать копию всех заполненных страниц, а лучше отсканировать документ и сохранить его в электронном виде. Тогда, если книжка потеряется, при помощи сохранённых данных быстрее получится восстановить записи. Сохранять трудовые договоры и другие документы. Не стоит выбрасывать договоры о приёме на работу, а также приказы об увольнении. Эти документы напрямую подтверждают, где и в какие периоды времени работал человек. Проверять пенсионные отчисления. Следует регулярно убеждаться, что работодатель перечисляет все обязательные пенсионные взносы. Каждый месяц с отчислениями – это подтверждённый месяц стажа. Если взносы не поступают, лучше решить этот вопрос сразу, а не через годы. Контролировать данные в личном кабинете государственных сервисов. Например, в eGov.kz хранятся все сведения о стаже и пенсионных накоплениях. Следует проверять данные: если обнаружится ошибка, её проще исправить здесь и сейчас.